【ビジネス】話が長いと嫌われる！簡潔に話すための３つの基本スキル！

「言いたいことを簡潔に伝えたい！」

ビジネス現場では、何よりも簡潔に話すことが求められます。
忙しい毎日を送っているビジネスパーソンにとって、時間は貴重な資源だからです。
大切な時間を、要領を得ないダラダラとした話で潰されてしまったのではたまりません。

そこで、話し手はまず、次のことを肝に銘じておくべきです。

どんなに話の中身が優れていても、聞き手の気持ちを考えないダラダラ話は嫌われます。
ポイントを絞って簡潔に話す能力に欠ける話し手は、自身の評価を大きく下げるということも認識しておきましょう。

では、なぜ話が長くなってしまうのでしょうか。
また、どうすれば簡潔に話すことができるのでしょうか。

今回は、主にビジネスシーンにおいて、話を長引かせる３つの要因と、簡潔に話すための３つの基本スキルを解説します。

話を長引かせる３つの要因

最初に、なぜ話が長くなってしまうのかについて見ていきましょう。
その要因として、主に次の３つが挙げられます。

各要因について、分析します。

①言いたいこと（主題）が明確になっていない

言いたいこと、すなわち主題が明確になっていないと、焦点の絞り込みも不十分になり、うまく言葉に残すことができなくなってしまいます。
言いたいことが伝わらないから焦り、どんどん言葉を足していくうちに話が長くなってしまうのです。

わかりやすく話すためには「主題の明確化」「焦点の絞り込み」が不可欠で、この２つの要件は簡潔さにもつながります。

話の主題が明確で、焦点が絞り込まれていれば、おのずと簡潔に話すことができ、ズバッと核心をついた言葉、要点を表す短い言葉でまとめることができるので、聞き手を満足させることができるのです。

②話の内容が十分整理されていない

準備不足で内容の整理が不十分なまま話すと、話の内容に自信がないため、つい前置きや言い訳を長々としてしまいがちです。
「準備不足で・・・」「人前で話すのが苦手なもので・・・」などといった言い訳が長いと、肝心の中身が時間内に話しきれなくなってしまいます。

また、内容整理できていないと話の順序が後先になったり、同じ説明を繰り返したり、説明不足をあとで補ったりすることになり、話を長引かせてしまいます。

さらに、背景や前提条件、周辺情報に時間を割き、本題や主張になかなか入らないと、時間を浪費するとともに、「早く結論言って！」と聞き手をイライラさせることになります。

③言葉の癖がある

ダラダラとした語り口の人の話を注意して聞いてみると、共通する言葉の癖があることに気づきます。

１つは、「〜したのですが、〜した通り、〜のため、・・・」などと読点（、）が多く、なかなか句点（。）に到達しないというもの。
もう１つは、「〇〇する一方、」「〇〇の反面、」「〇〇するとともに、」などの語句を使って話をダラダラとつなげてしまうもの。
これらの癖があると、どうしても話が長引き、論点がわかりにくくなってしまいます。

簡潔に話すための３つの基本スキル

それでは、簡潔に話すためのポイントとなる実践的なスキルを３つ紹介します。
単刀直入に話すにはどうすればよいか、話全体をスッキリとまとめ、ダラダラ話をしないようにするには何に注意すればよいのか、具体的に考えていきましょう。

①最初に結論を提示する

言いたいことを明確にしてコンパクトに話すためには、前置きを削り、単刀直入に話すことが大切です。
次のケースを見てみましょう。

聞き手には、「早く結論を知りたい！」という欲求があります。
特に忙しく時間に追われているビジネスパーソン、さまざまな仕事の関係者との折衝が仕事の大半を占める管理職などは、この気持ちが強いものです。
話の背景や前提などを延々と話し続けていては、「結局何が言いたいんだ！」と思われてしまいかねません。

聞き手の要望に応えるためには、結論先行の話の展開が効果的です。
つまり、まず話の冒頭で結論を提示するのです。

特に、短時間で的確に内容を伝えなければならない報告や説明、一定の時間内に何らかの結論を引き出すための説得やプレゼンテーションなどの場合、「着地点」となる結論は最初にはっきりと示すことが大切です。

②３点法で（３つに分けて）スッキリまとめる

意見や主張、情報をあれもこれもと詰め込まず、話全体をスッキリまとめていくスキルを紹介します。
それは「３点法」と呼ばれるものです。

３点法とは、文字通り話の内容を３つに分けて、「ポイントは３つあります。第１に・・・、第２に・・・、第３に・・・」と展開していく話し方です。
このように話を分けることによって全体と部分の関係が明確かつシンプルになり、聞き手の理解が促進されるのです。

なぜ3点に分けるのか

御三家、三種の神器、３K、松・竹・梅など、私たちの周りには３つで１組とされるものがたくさんあります。
説明項目を３つに分けることには次のようなメリットがあります。

以前、「早い、安い、うまい」というキャッチフレーズを売りにしていた外食産業がありましたが、とてもインパクトがあったことが印象的でした。
ただし、いつでも必ず３つというのではなく、プレゼンテーションなど与えられた時間の長さに応じて、２つあるいは４つ以上としてもかまいません。

項目設定のポイント

3点法における項目設定のポイントを押さえておきましょう。

主題を支えるもののみを厳選する

せっかく３点に分けても、主題とぴったり合わないものを提示すると主題そのものが曖昧になり、聞き手にも違和感を与えてしまうので逆効果です。
主題を聞き手に理解・納得してもらうために必要不可欠なものだけを選び、提示するようにしてください。

重要なものから順に並べる

３番目に最も重要なものをとっておいて、時間切れでその説明が不十分になってしまったというのでは十分な効果が上げられません。
出し惜しみせず、一番重要で強調したいことを初めに提示しましょう。

同じレベルのものに揃え、簡潔に表現する

例えば、新製品の導入を提案する場合に、その導入効果を３点法でアピールするとします。
アピールポイントを「高品質化、低コスト化、省エネルギー化」といった場合と、「高品質化、低コスト化、安定性の向上」といった場合で考えてみましょう。
後者は、３つのレベルが揃っていません。
「安定性の向上」は「高品質化」の下位のレベルになるからです。
その点、前者は３つのレベルが揃っているので、頭にすっと入ってきます。

このように３つを同じレベルの項目に揃えることも必要です。
簡潔かつインパクトのある表現で３つが揃うように工夫してください。

③ダラダラ文を簡潔・明快にする

まず、次の文を読んでください。

「昨日のことですが、取引先のA社から新商品の取扱説明書が不足しているという電話が入り、取り急ぎお届けしたいのですが、突然、新商品についての不具合の苦情が出まして、・・・・・」

読点（、）が多く、句点（。）がありませんね。
こうなると必然的に一文も長くなってしまいます。
読点が多く、句点がない話し方は、聞き手にとってわかりにくいだけでなく、話している本人も何が言いたいのか不明瞭になってしまうという困りものなのです。
さらに、「〇〇する一方、」「〇〇の反面、」「〇〇するとともに、」といった語句で文をつなぐ癖があると、これまた話は長引きます。

そこで、このような区切りのないダラダラ文を簡潔にし、聞きやすくする方法を紹介します。

短文で話を区切る

一般に「情報」と呼ばれているものには「適切なサイズ」というものがあります。
社団法人日本広報協会の資料によると、週刊誌のトップ記事の一文の長さを測ると、句読点やカッコを除いて27〜43字のものがほとんど、というデータがあるそうです。

そこで、一文の長さは45字程度を限度とし、句点（。）で区切るようにしましょう。

間をとる

短文で区切るとともに、もう１つ心がけてほしいものがあります。
それは、句読点のあとに一呼吸「間を置く」ということです。
話し方が単調だと、聞き手の集中力は削がれます。
簡潔に話をするためには、同じ内容であっても、句読点ごとにしっかりと間をとることが大切です。
こうすることによって、聞き手の理解スピードに合った、聞き取りやすい話し方になります。

また、メリハリのない話し方は聞き手にとって苦痛です。
話のポイントは何か、何を伝えたがっているのかが理解しづらいからです。
これも、間をとることでメリハリのある話し方に変えることができます。

特に、日頃から早口の傾向がある人は、話すスピードを抑えましょう。
意識的に間をとるようにしてください。

聞き手の反応にも目配りしましょう。
不満そうな顔をしているか、納得した顔をしているか、聞き手の表情があなたへのサインとなります。
そのサインを敏感にキャッチして、話の長さを調節できるようになれば、あなたは話し手として大きく成長したといえるでしょう。

簡潔な話し方まとめ

以上、話を長引かせる３つの要因と、簡潔に話すための３つの基本スキルを解説しました。

簡潔な話し方を身につけ、１分１秒さえも立ち止まるのが惜しいと動き回っている人に、あなたの話を確実に伝えましょう。