【ビジネスコミュニケーション】わかりやすい話し方５つの基本スキル！

ビジネス現代社会において、会社員の意識や価値観、雇用形態が多様化しています。
考え方、立場の異なる人々が連携して目的を達成していくためには、まずコミュニケーションがしっかりと機能していなければなりません。
特に相手に自分の話を理解してもらうことができないと、行き違い、すれ違い、「こんなはずではなかった」という失望感が生まれ、組織の連携プレーは阻害されてしまいます。

例として、こんな話し方だと相手の理解は得られません。

そこで今回は、ビジネスにおけるわかりやすい話し方の５つの基本スキルについて解説します。

わかりやすく話し方５つの基本スキル

顧客への提案、商品・サービスの説明、相手への説得など、さまざまなビジネスシーンで「わかりやすく話す」ことが求められています。

相手に配慮してわかりやすく話すことは、話しての最も基本的な心得といえるでしょう。
ところが、これが意外と難しく、守られていないことが多いのです。
「こんなことわかって当然！」とばかり、説明をまったくしなかったり省いてしまったりするケースはまれではありません。

話の内容を相手にきちんと理解してもらうにはどんなことを心がければよいのでしょうか。

それでは、わかりやすく話すための５つの基本スキルを見ていきましょう！

①主題を明確に提示する

わかりやすい話の原点は、「明確な主題」にあります。
主題とは、話の中で最も言いたいことです。

自分は何について話そうとしてるのか、話す内容を一言で表現できるようにしておくことが大切です。

主題を明確化することの大切さはわかっても、実際に「今、あなたが話したことの主題を一言で表すと？」と問われると、答えに困ってしまう人が多いのではないでしょうか。

主題をしっかりと捉えられるようになるためには、身近な話題をもとに訓練するのがおすすめです！
例えば、人の話を聞いているとき、テレビやラジオを視聴しているとき、あるいは新聞のコラムや記事を読むときなどに、「この話の主題は何か」を考える練習をするのです。

また、話の内容が明確にイメージできるように抽象的な表現を避けて具体化したり、話の主題や論点を強調するためにキーワードを用いたりすることも有効です。

②焦点を絞り込む

「これは言っておきたい」「あのことも必要だ」と、話したいことをあれもこれもと盛り込みすぎたり、焦点がブレていたりすると、話が長引くだけでなく、内容が不明確になっていしまいます。
聞き手にしっかりと届く話をするためには「焦点の絞り込み」が不可欠です。

相手のニーズに応じて説明の切り口やポイントを絞り込んだり、主題に沿って絞り込んだりするのです。
聞き手のニーズに応え、考えや主張をより明確で説得力のあるものに高めていくためにも焦点の絞り込みは欠かせません。

③全体像を示す

最初に話全体の構造や仕組みがわかれば、聞き手はその後の話の内容を理解しやすくなります。
つまり、話の全体と部分の関係を最初に聞き手に理解してもらうことは、わかりやすく話すための大切な要件の１つです。

例えば、本の内容をいち早く知りたいときには、「目次」とともに「はじめに」や「プロローグ」を読みますよね。

聞き手は、これから聞こうとしている話の全体像を早い段階で知りたいと思っています。
そのため、聞き手の理解を促進するために、「目次」や「はじめに」に相当する話を導入部分に設ける必要があるのです。

④理由・根拠を示す

人は誰しも、納得しないと動こうとはしないものです。
したがって、話には明確な主題とともに主題を支える理由・根拠が必要になります。

「私の考えはこうです」「手順については、次のようになっています」などといった発言をしたあとには必ず、「なぜ、そのように考えるのか」「なぜ、その手順が良いのか」という理由や根拠を付け加えるようにしましょう。
「なぜ？」の部分に筋が通っていれば、話は理解しやすくなります。

つまり、意見や主張を述べるときは、その理由や根拠とセットにして話すことが大切なのです。

⑤具体的に話す

日常生活における行動は本来、常に具体的なものです。
ところが、いざその行動を報告しようとすると、抽象的な表現やあいまいな表現になってしまい、事実が正確に伝わらないことがあります。
聞き手にわかりやすく正確に伝えるためには、「具体的に話す」「具体例で話す」ということが重要なのです。

具体的に話すためには、比喩やたとえ話を使うことが効果的です。
例えば、「愛とは 、空気のようなものだ」という比喩を使った文の意味は、「愛とは、目には見えないけれど、そこにあるものだ」になります。
比喩やたとえ話は、僕たちの生活の中で、普段あまりにも身近で見慣れている事柄について、改めてその本質を見直す、良いきっかけを与えてくれます。

わかりやすい話し方まとめ

わかりやすい話し方の５つの基本スキルについて解説しました。

これらの基本スキルを今後のビジネスシーンで活用し、相手に理解が得られやすいコミュニケーションを心がけていきましょう！